Er din kommunikations-strategi lige i skabet? Eller i skuffen?

Substansen er naturligvis det vigtigste, når du skriver din virksomheds kommunikationsstrategi. Men formatet spiller også en rolle for strategiens liv i organisationen. Se styrker og svagheder ved tre forskellige formater.

Når du laver en kommunikations-strategi, er det afgørende, at du vælger et format, der får din strategi til at leve i virksomheden. Ellers er den ikke meget værd. 

Vi har testet tre formater, og giver vores anbefalinger.

Når du skriver din virksomheds kommunikationsstrategi, er der en række punkter, du skal omkring: Forretningsmål, afledte kommunikationsmål, temaer, som I kan ”eje”, nøgleaktiviteter og mere andet. Det har min kollega (som for nemheds skyld også hedder Thomas) skrevet om her.

Til gengæld står det ikke mejslet i sten, hvilket format din strategi skal opbygges i. Er det en diger rapport? En lækker præsentation? En enkel one-pager?

Det helt afgørende er, at du vælger et format, som får din strategi til at leve hos jer. Ingen har glæde af en kommunikationsstrategi, der samler støv i skuffen.

Lad os se på, hvad der kan tale for og imod de forskellige formater.   

Word-rapport: Den tunge klassiker

Styrker:

• Giver transparens, da mellemregninger fra processen er med – det kan fx være en styrke i offentlige organisationer.
• Kan fungere som et opslagsværk, når de strategiske handlinger skal forstås og føres ud i livet.
• Hvis resultatet er mindre godt, kan du trøste dig med, at din chef aldrig kommer til at læse 50 sider.

Svagheder:

• Din strategi bliver ufokuseret, fordi du skriver lange sætninger i stedet for at være konkret.
• Ingen kolleger ved, hvor de skal læse for at forstå deres egen rolle i jeres strategiske arbejde.
• Well, hvornår har du sidst selv læst en rapport på 50 sider? Formatet kan gøre det svært at gennemskue sammenhængen mellem overordnede forretningsmål og konkrete indsatser.

PowerPoint: Det lette alternativ

Styrker:

• Du kan visualisere strategien i overskuelige grafikker – for mange vil det visuelle sidde bedre fast.
• Det bliver lettere for resten af organisationen – og dine chefer – at orientere sig hurtigt i materialet.
• Du tvinger dig selv til at skive din strategi som et fokuseret koncentrat med konkrete anvisninger.

Svagheder:

• Du låser dig til en specifik tekstlængde på hvert slide – så formatet kan ende med at vinde over hensynet til indhold. Hvis du ender med 10 tætskrevne slides, havde Word været et bedre alternativ.
• Der opstår en vis forventning til det visuelle indhold. For nogle vil det være dræbende med fem blå SmartArt-grafikker.
• Nogle kan måske få den tanke, at formatet dækker over for lidt substantielt indhold (If you can’t make a point – make a PowerPoint…).      

Excel-skabelon: Alt i ét ark

Styrker:

• Du kan få et samlet overblik over forretningsmål, kommunikationsmål, personas, nøgletemaer, aktiviteter og målepunkter i ét ark.
• Du tvinger dig selv til at skrive en fokuseret strategi i et format uden så mange dikkedarer.
• Du kan let redigere i punkter og mål samt se fremdriften løbende. Strategien bliver på den måde et brugbart værktøj, som kan hænge på væggen i k-afdelingen.

Svagheder:

• Hos Publico er vi svært glade for den skabelon…
• … ah, okay – hvis du går os på klingen, indrømmer vi gerne det åbenlyse: Du kan ikke få alle detaljer med i skabelonen. Derfor anbefaler vi, at du udmønter de strategiske indsatser i en mere detaljeret handlingsplan per indsats.

Hvad så med alle de andre formater? 

”Er de formater ikke lidt old school?” tænker du måske. Jo, du kan også lave en app, en tegnefilm eller et brætspil. Ja, i princippet kan du vælge at danse strategien ud. Men alle de virkemidler (eller i hvert fald et par af dem) kan være gode værktøjer til at formidle førnævnte handlingsplaner bredt ud i organisationen.

Som konkret arbejdsredskab i kommunikationsafdelingen er det vigtigt med et format, du kender, stoler på, nemt kan vende tilbage til – og som giver dig et samlet overblik.