Kommunikatørens kloge årsplan: Hvad stopper I med, når virkeligheden banker på?

2026 er i gang. Marketing- og kommunikationsafdelingernes færdiggjorte årsplaner ligger klar på skrivebordet. Men har I styr på, hvad I dropper, når uforudsete agendaer og muligheder dukker op? Se, hvordan I bruger jeres plan som et dynamisk kompas frem for en låst rutebeskrivelse.

Jeg foreslår, at du skyder året i gang med en lille intern kampagne. Bed dine medarbejdere i marketing og kommunikation om at skrive en not-to-do-liste for 2026. Bedste forslag vinder den flaske bobler, du alligevel ikke fik åbnet nytårsaften. Og hvis nogen tør skrive et par af de ting, der allerede står i den ledelsesgodkendte årsplan, er der dobbelt-op på præmien. Not-to-do vender vi tilbage til senere.

Lad mig først lige slå fast: Det her indlæg er ikke et opgør med årsplaner som koncept. Men det er et forslag til at lægge en overligger over detaljerede planer for 2026, som allerede er fikse og færdige, inden de sidste nytårskransekagekrummer har forladt fejebakken.

Meget detaljeret planlægning i november/december risikerer nemlig at levne ringere rum til kloge valg på en mandag i april. I kan sikkert genkende, at der (heldigvis!) kommer nye samfundsagendaer, tendenser, muligheder og uforudsete fokusområder hos jeres topledelse, som I skal gribe hen ad vejen. Hvem havde for eksempel forudset det reelle omfang af – og vilkårligheden i – Trumps toldsatser, da vi skålede 2025 ind?

Ind med dynamik, ud med detaljer

Betyder det så, at I skal droppe planerne og se, hvad hver dag bringer? Nej, men mit forslag vil være, at I bruger årsplanen mere som et overordnet og dynamisk værktøj, der sætter retningen. Detaljerne kan så bo i planer og Gantt-kort, der knytter sig til de enkelte tiltag.

I praksis ville jeg holde planen på én side (eller en tavle), som sætter retningen. Sørg for, at I kan redigere i kolonnerne, så I tilpasser jer virkeligheden undervejs.

Del planen op i for eksempel fem blokke:

• Jeres målgrupper – helst ikke mere end tre-fire
• Den eller de af jeres fortællinger, som er vigtigst for målgrupperne i 2026
• De aktuelt vigtigste tiltag – inklusive en tovholder på hvert tiltag
• Målsætninger for de aktuelle tiltag, som I også redigerer løbende
• En blandet bank med overskrifter på tiltag, som I forventer kan blive relevante i løbet af året.

Genbesøg og tilret så planen måned for måned – eller måske endda uge for uge.

Ud med en 3’er og ind med en 1’er

Lad os lige vende tilbage til det med not-to-do-listen. For et nyttigt element i jeres årsplanlægning kan være at indføre stop-regler. Det fungerer nemmest, hvis I prioriterer alle tiltag i 1/2/3 (eller en anden fin tretrinsskala). På jeres interne planlægningsmøder bliver det så nemmere at fjerne sommerkampagnen på niveau 3, når jeres niveau 1-vigtige fokus på en helt ny softwareløsning kommer ind fra højre i maj.

Hvorfor virker stop-reglen? Fordi:

• den reducerer samtidigheden, hvor alle har lidt gang i alt, men få ting bliver færdige ordentligt
• den gør jeres evne til at prioritere og træffe kloge valg synlig for resten af organisationen
• den skaber potentielt et enkelt beslutningsprincip: nyt tiltag ind = noget andet ud.

Hvad der skal ligge til grund for prioriteringen, kommer I måske til at bokse lidt med virksomhedens andre afdelinger om. Men her skal I selvfølgelig vurdere de enkelte tiltag op imod jeres forretningsmål – og være den gode, men også lidt hårde interne kommunikationsrådgiver, der tør træffe valg.

Måske kan I allerede – hvis I køber idéen om den interne kampagne – stoppe nogle af jeres ”fordi vi plejer”-tiltag i januars første uger. Grebet frit fra den kølige vinterluft kunne det være ting som:

• faste møder uden beslutningspunkter
• godkendelsesrunder med mange interne smagsdommere
• månedsrapportering, der ikke ændrer handling
• aktiviteter og kanaler uden kobling til jeres forretningsmål
• accept af “kan I ikke lige…”-forespørgsler uden scope, ejer eller deadline.

Tag styringen ved tavlen

Til sidst vil jeg gerne slå et slag for færre, men til gengæld mere effektive møder. Det i sig selv kan givetvis frigøre en del tid i de fleste organisationer. Efterhånden som AI er med på råd i både store og små opgaver, kan det virke paradoksalt: Men et godt analogt whiteboard med post-its kan gøre det både sjovere og nemmere for hele afdelingen at følge med i planens fremdrift.

Brug møderne på stop/start-testen (skal nogle tiltag skiftes ud med nytilkomne?) og på at få en ultrakort status fra tovholdere på de større igangværende tiltag: Er der aktuelle udfordringer, som skal knuses? Er der brug for at ændre i budget på tiltag? Er der succeser, som alle kolleger kan lade sig inspirere af?

P.S. En kærlig tanke til Publicos nye samboer fra Kvint Consulting, som har åbnet mine øjne for de analoge tavler, aktiviteter på post-its, printede ansigter af tovholdere og stående møder på max 25 minutter. Det giver god energi, og energiniveauet skal jo gerne holde igennem hele 2026.